Cet item répond à un problème souvent rencontré sur le terrain lorsque l'usager reçoit des documents qu'il ne peut pas exploiter dans la mesure où il nedispose pas  des logiciels appropriés pour ouvrir le document.
Ce problème est fréquent  lors de la réception de pièces jointes par courrier électronique. Il peut aussi se rencontrer lors de la mise en ligne de documents ou d'échange de documents par le biais de répertoires d'échanges ou de supports physiques comme la clé USB. C'est un problème que l'on peut aussi rencontrer lors de la publication en ligne sur des sites lorsque ceux-ci ne sont pas standards ou qu'ils s'appuient sur des technologies trop récentes et par conséquent accessibles encore par une minorité.
Dans cet item, il s'agit donc de vérifier que l'élève a le souci de vérifier que le récepteur à qui il s'adresse aura bien la  possibilité de visualiser ou de lire le document ou le message. Il s'agit donc de vérifier que l'élève connaisse les prinicipes de bases permettant la cmmunication, à savoir :

• Utiliser un logiciel standard quand cela est possible.
• Enregistrer les documents sous des formats standards connus et facilitant la communication.
• Visualiser les documents  destinés à l'envoi avant de les transmettre.
• ...

Images	Commentaires :
	Lorsque j'enregistre, je peux la plupart du temps sélectionner le format d'enregistrement dans une liste et choisir un format qui permettra au récepteur d'exploiter mon document.
	Le format ".pdf" est lu sur la très grande majorité des ordinateurs. Par contre, il faut savoir que le fichier ne sera pas facile à modifier par le récepteur, cela peut être un avantage ou un inconvénient selon le cas.
	En audio, le fichier MP3 facilite la communication tout en allégeant le poids des fichiers.
	Le nombre de formats d'enregistrements des images est impressionnant. Il vaut mieux éviter certains  formats propriétaires pour les échanges car le récepteur ne pourra pas voir l'image s'il ne possède pas le même logiciel que l'émetteur.

Voici quelques formats qui ne posent pas trop de problèmes lors des échanges :

Texte	On pourra privilégier les formats suivants :  ".doc" (Word), ".rtf" (il est lu par à peu près tous les logiciels de traitement de texte), ".txt" (il est lmité, ne permet pas de faire de présentation mais il est lu partout )...
Images	Le format ".bmp" est lu à peu près partout mais il est lourd. Il existe des formats standards pour les échanges  par internet : ".gif", ".jpg", ".png"...
Audio	A l'image du format ".bmp" pour l'image, le format ".wav" est un format qui est lu sur pratiquement tous les ordinateurs pour le son mais il a l'inconvénient d'être lourd. Le format ".mid" (midi) est un peu particulier mais il permet les échanges. Le format ".mp3" est bien adaté aux échanges sur internet.
Vidéo	C'est sans doute le domaine le plus complexe à aborder car le standard n'y est pas encore bien établi. On pourra  cependant échanger assez facilement des vidéo au format ".avi" ou ".wmf" (Windows), ou ".mpeg". D'autres formats porront aussi être utilisés mais souvent ils demanderont  l'istllation d'un logiciel approprié pour la lecture (réal player, Quick time...)
Autres	Le format ".pdf" est un standard désormais reconnu pour des documents statiques (plans, dessins, textes, images...). Le format ".htm" ou ".html" est un format qui est lu sur tous les ordinateurs car il est lu par le navigatueur.

On peut s'arrêter là pour cet item dans la mesure où son intitulé fait référence à "l'outil utilisé". Sinon, on aurait pu étendre son contenu à la façon de rédiger le message en fonction de l'interlocuteur, cela aurait fait appel au registre de communication à adapter en fonction du récepteur.